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小室淑恵の「欠員補充ゼロ」時代の職場術【3】
PRESIDENT BOOKS
欠員者の仕事のフォローをするとなると、どうしても時間でカバーしようという方向に目が向きがちです。
ワーク・ライフバランス 代表 小室淑恵
キーワード: 小室淑恵の「欠員補充ゼロ」時代の職場術 人事・人材・雇用 ワークライフバランス 職場環境 時間管理 Size: ブックマーク職場に余剰人員がいた時代の仕事のやり方は、一つでも多くかたづけることがよしとされました。極端にいえば質より量。その仕事のやり方に慣れ親しんでしまった人は、仕事に優先順位をつけたり、場合によっては仕事を捨てるという考え方に抵抗を覚えることもあるでしょう。
しかし、人員に余裕もなく、、付加価値で勝負しなければならない時代には、優先順位の高い仕事になるべく時間を割いて、付加価値を増すような働き方が要求されるのです。どれが必ず自分でやるべき仕事で、どれがアウトソーシングしていい仕事なのか 、といった目利きが重要になってくるのです。
今回は、仕事の優先順位を明確にするために有効なツールをひとつご紹介します。

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朝メールと報告(夜)メール私が「朝メール」「報告(夜)メール」と呼んでいるものです。仕事の優先順位づけ以外にもさまざまな効果があるので改めて項を設けて説明しますが、

、これらを使い始めると、業務の時間を見積もりができ、何から先に取り組むべきかがおもしろいほどはっきりとわかってくるようになります。
朝メールは、(1)15分刻みで仕事の予定をたてる (2)業務とそれにかかる時間をセットで考える (3)残業なし、定時で終わるように予定を立てる、(4)それぞれの業務に優先順位をつける という4つのシンプルなルールで成り立っています。これをマネジャーと同じチームのメンバーに朝晩送るのです。それによって、自分の仕事の優先順位だけでなく、部署全体で優先すべき仕事がわかります。
「朝メール」を書くだけでも、自分がいま抱えている仕事が一目でわかり、また業務とそれにかける時間をセットに考えることで、時間に対する意識が高まります。就業時間内(定時)に終わらせるという意識が高まれば、自ずと優先度の高い仕事から手を着けざるをなくなります。
一方、「報告(夜)メール」は、実際にかかった仕事の時間を記入することで、見積もりとの差異を確認し、その原因を自らで考えるクセが身につきます。これによって、時間感覚が養われるとともに、自分の仕事への認識の甘さやスキルの未熟さなども浮き彫りにされてくることでしょう。
「働き方の見直し」の第一歩は、時間管理、時間の処理能力をスキルアップすることなのです。
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